Qué es un Diagrama de Flujo de Proceso o Flujograma
Un diagrama de flujo, o flujograma, es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso se representa por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso.
Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso. Muestra la relación secuencial entre ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás.
Expresa igualmente el flujo de la información y de los materiales; así como las derivaciones del proceso, el número de pasos del proceso y las operaciones de interdepartamentales. Hace posible la identificación de bucles repetitivos, lo que es esencial para las acciones de rediseño y mejora.
El flujograma también facilita la selección de indicadores de proceso, indispensables para efectuar su control y evaluar su rendimiento y eficacia.
Cómo y Cuándo surge el Diagrama de Flujo
El primer método de diagrama de flujo de proceso fue introducido, en 1921, por Frank y Lillian Gilbreth [1], con el objetivo de documentar el flujo para estudiar los procesos de trabajo.
El objetivo de los Gilbreth fue representar de forma gráfica y sintética, el estado actual de un proceso para, así, obtener una visión que facilitara su optimización. De esta forma se conseguía hacerlo más eficiente y, por tanto, más rentable. Comprobaron cómo, mediante el diagrama de flujo del proceso, se conseguía la fácil detección de errores e inconsistencias, al alcanzar una visión general del sistema.
Hay que tener en cuenta que el contexto en que se desenvuelven los Gilbreth es el del Taylorismo, a principios del siglo XX. Así, uno de los objetivos centrales el análisis del trabajo era la ganancias de productividad en los trabajadores mediante el análisis de las operaciones y movimientos que esto se realizaban durante la ejecución de las tareas.
El objetivo era reducir las operaciones implicadas para, así, realizar las más rápidamente. Para ello, identificaron los movimientos y decisiones de los trabajadores de modo que se pudieran analizar los retrasos y sus causas con el fin de eliminarlos.
A su vez, y para maximizar la productividad, y también reducir la fatiga, idearon tres conjuntos de reglas básicas aplicables a la economía de movimientos, relacionadas con:
- El cuerpo humano: por ejemplo, las manos deben iniciar y finalizar los movimientos de forma simultánea.
- La disposición del lugar de trabajo: como fijar un sitio para material y herramientas.
- El diseño de herramientas y equipo: combinar dos o más herramientas.
VENTAJAS DE UTILIZAR LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
Ofrece una visión transparente del proceso.
En primer lugar, mejora la comprensión del proceso. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.
Permite definir los límites de un proceso.
A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.
La cuestión de los límites es vital. Al estar los procesos relacionados entre sí, es imprescindible determinar con precisión dónde se inician y dónde finalizan. Esta información nos la dará el flujograma del proceso.
Facilita la identificación de los clientes.
Es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
Estimula el pensamiento analítico.
En el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.
Proporciona un método de comunicación más eficaz.
Ya que introducen un lenguaje común; si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de quienes entrarán en contacto con la diagramación.
Ayuda a establecer el valor agregado.
El diagrama flujo permite analizar qué valor aporta cada una de las actividades que componen el proceso. Por lo tanto, permite identificar aquellas innecesarias, reduciendo tiempo y costes.
Referencia para establecer mecanismos de control.
Igualmente, el flujograma constituye una excelente herramienta para el control y mejora de los procesos. Al mismo tiempo, facilita establecer los objetivos para las distintas operaciones y actividades llevadas a cabo.
Mejora tiempos y costes
Facilita el estudio y aplicación de accionesque redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia.
Finalmente, constituye el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora, rediseño o reingeniería.
4. Diagramación de Procesos
Las actividades de análisis y diagramación de procesos ayudan a la organización a comprender cómo se están desarrollando sus procesos y actividades, al tiempo que constituyen el primer paso para mejorar las prácticas organizacionales.
Diagramar es establecer una representación visual de los procesos y subprocesos, lo que permite obtener una información preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus tiempos y los de sus actividades.
La representación gráfica mediante el flujograma, facilita el análisis, uno de cuyos objetivos es la descomposición de los procesos de trabajo en actividades discretas. También hace posible la distinción entre aquellas que aportan valor añadido de las que no lo hacen, es decir que no proveen directamente nada al cliente del proceso o al resultado deseado.
En este sentido, cabe hacer una precisión: no todas las actividades que no aportan valor añadido han de ser innecesarias. Éstas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para hacer más eficaces las funciones de dirección y control. O por razones de seguridad, motivos normativos y de legislación…
5. Modelo y Diagrama de Flujo
Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo de procesos como un instrumento primordial para la correcta gestión de los procesos.
La realización de un flujograma es una actividad íntimamente ligada al hecho de modelar un proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la gestión de procesos.
Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organización) son difíciles de comprender. Son amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y personas implicadas.
Pero ¿qué es un modelo? Un modelo es una representación de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en él. De este modo se tiene la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema. El diagrama de flujo de proceso constituye la primera actividad para modelar un proceso.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de flujo de proceso, o flujograma), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades. Así, es posible analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, así como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora.
6. Cómo elaborar un Diagrama de Flujo de Proceso, o Flujograma
El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico.
EJEMPLOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO
EJEMPLOS
Hacer el diagrama de flujo para sumar dos números leídos por teclado y escribir el resultado.
ACTIVIDAD EN CLASE
Desarrolla la guía de aprendizaje siguiendo las indicaciones dadas por tu docente en el aula y entrégala en los tiempos establecidos.
NOTA: Elabore los ejercicios utilizando el programa DFD y envíe las evidencias por la asignación que encuentras en la plataforma Classting, atendiendo las indicaciones y tiempos establecidos por la docente.
